Es muy habitual que, en España al menos, haya muchas sociedades inactivas.
En el ámbito empresarial, es común que algunas sociedades se encuentren en situación de inactividad, ya sea por cambios en el mercado, restructuraciones internas o simplemente porque sus administradores deciden suspender temporalmente su actividad.
A pesar de no estar operativas, las sociedades inactivas siguen teniendo una serie de obligaciones legales, fiscales y contables que deben cumplirse.
Este artículo se enfoca en las implicaciones y responsabilidades de mantener una sociedad inactiva, detallando desde las obligaciones fiscales hasta los procesos necesarios para la disolución y liquidación de la sociedad, en caso de que se decida no reanudar su actividad.
¿Qué es una sociedad inactiva?
Una sociedad inactiva es aquella que no realiza ninguna actividad económica durante un periodo superior a un año. En este contexto, la Ley de Sociedades de Capital establece que si el cese de actividad se prolonga por más de un año, la sociedad debe disolverse, a menos que se adopte alguna decisión para continuar con su existencia.
A menudo, los administradores optan por mantener la sociedad «dormida» para no incurrir en los gastos y trámites de una disolución formal. Esto puede resultar en una forma de minimizar las obligaciones fiscales y contables, pero es importante tener en cuenta que la falta de actividad no exime de cumplir con las normativas existentes, especialmente en cuanto a la presentación de impuestos y la contabilidad.
En este sentido, una sociedad inactiva sigue siendo una entidad jurídica activa en términos legales, lo que implica que debe seguir cumpliendo con sus obligaciones, como mantener actualizados los registros contables y presentar las cuentas anuales. El hecho de que no se realicen transacciones comerciales no elimina estas responsabilidades.
Obligaciones fiscales de las sociedades inactivas
Aunque no haya actividad económica, las sociedades inactivas deben cumplir con ciertas obligaciones fiscales. Una de las más importantes es la presentación del impuesto sobre sociedades. Incluso si no se generan ingresos, la ley obliga a las sociedades inactivas a declarar y presentar este impuesto anualmente. Además, las sociedades deben seguir cumpliendo con otras obligaciones fiscales, como la presentación del modelo 036 para dar de baja a la sociedad en Hacienda, lo cual debe hacerse dentro de un mes tras el cese de actividad.
A pesar de estar inactivas, las sociedades también deben seguir cumpliendo con otros impuestos y obligaciones fiscales periódicas. Esto incluye:
- La presentación del impuesto sobre sociedades todos los años.
- El pago de retenciones a cuenta, en caso de que haya pagos a cuenta de impuestos generados.
- Cumplir con las obligaciones informativas periódicas que la Agencia Tributaria pueda exigir, aunque no haya actividad.
Además, es necesario mantener la dirección electrónica actualizada, ya que las sociedades están obligadas a relacionarse electrónicamente con la administración pública. Esto significa que pueden recibir notificaciones de la Agencia Tributaria o la Seguridad Social, las cuales se consideran notificadas aunque no sean leídas, lo que podría tener consecuencias legales si no se atienden.
Disolución de la sociedad
Si la sociedad inactiva decide no reanudar sus actividades, una opción viable es proceder a su disolución. De acuerdo con el artículo 363.1 de la Ley de Sociedades de Capital, las sociedades están obligadas a disolverse si permanecen inactivas por más de un año. Para ello, se debe convocar una junta de socios que adopte la decisión de disolución y, posteriormente, iniciar el proceso de liquidación.
El proceso de disolución implica una serie de pasos, como la presentación de los documentos ante el registro mercantil y la liquidación de los activos y pasivos de la sociedad. En caso de no llevar a cabo estos procedimientos, los administradores pueden incurrir en responsabilidades legales por mala gestión, ya que la ley exige que se actúe conforme a las normativas establecidas.
Es importante tener en cuenta que, aunque el proceso de disolución puede parecer complicado, es la mejor opción si no se tiene previsto reanudar la actividad de la sociedad. De no hacerlo, la sociedad seguirá acumulando obligaciones fiscales y contables, lo que puede generar gastos adicionales, como honorarios de asesores y pagos al registro mercantil por la presentación de documentos.
Conclusión
Las sociedades inactivas son comunes en el entorno empresarial, pero requieren una gestión adecuada para evitar consecuencias legales y fiscales. Los administradores deben ser conscientes de sus responsabilidades, como la presentación de impuestos, la contabilidad y la obligación de mantener la sociedad registrada ante las autoridades. Si la inactividad va a perdurar, lo más adecuado es proceder a la disolución de la sociedad, un proceso que, aunque conlleva ciertos trámites, puede ser la mejor alternativa para evitar complicaciones futuras.
Es recomendable que los empresarios consulten con un experto para asegurarse de que cumplen correctamente con sus obligaciones y, si no tienen intención de reactivar la sociedad, valoren la disolución ante notario para evitar futuros gastos y responsabilidades innecesarias.
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