Cuando una empresa se empieza a plantear en hacer «algo» en cuanto a Recursos Humanos, los primero que le viene a la mente son cosas tan aparentes y resultonas como hacer algún team building, eventos para potenciar la cultura de empresa y el espíritu de pertenencia, enseguida queremos plantear incentivos o participación en beneficios… pero mi consejo es que no se vaya tan rápido y empecemos por el principio y con orden.
¿Para qué sirve tener al día la descripción de los puestos de trabajo?
Esto de las descripciones de puestos de trabajo (DPTs) es de lo más engorroso que hay, pero es el kilómetro cero en Recursos Humanos, normalmente se le encarga a personal externos porque es aburrido y además conlleva muchas horas de trabajo.
Pero es importante tenerlo hecho ya que es básico para llevar a cabo una buena selección de personal, para valorar programas de formación, para la evaluación del desempeño, para retribuciones… y en definitiva, para que el crecimiento de la empresa sea organizado.
¿Que incluye una DPT?
Pues como su propio nombre indica, debe describir el puesto de trabajo, importante: el puesto de trabajo. No a la persona que lo está ocupando actualmente. Porque es posible que, cuando somos pequeños, tenga a una persona desarrollando lo que en un futuro deberían ser dos puestos de trabajo independientes.
Por lo tanto, lo ideal, hacer un organigrama con los puestos que me gustaría que tuviera la compañía según mi actividad, describirlos y luego ya veremos si las personas que actualmente los ocupan son lo que idealmente deberían ser o necesitan mejorar en algo (plantearnos un plan de formación, hacer mejor selección para las contrataciones futuras…)
La DPT tiene que contemplar las funciones que tiene ese puesto, las responsabilidades y de quien depende.
Por la red hay muchísimos modelos, algunos demasiados complicados, que incluyen tantísima información que da pereza leerlos. Mi consejo es que cada compañía prepare su propio documento con los datos que realmente le interesa tener presentes.
Por supuesto debe contener:
- Nombre del puesto
- Departamento
- Jerarquía (de quien depende y quien tiene a su cargo).
- Formación necesaria para ocuparlo y formación complementaria recomendable.
- Conocimientos requeridos y su nivel (básico/medio/alto)
- Experiencia mínima deseada.
- Objetivos del puesto (para qué existe)
- Funciones concretas que realiza (qué hace, como lo hace y para quien lo hace). Con este punto es habitual detectar que hay funciones que realizan muchas personas y hay tareas de las que nadie es responsable directo.
- Competencias (orientación al cliente, resolución de problemas, autonomía, trabajo en equipo… hay cientos)
Una vez hechas las DPTs, deben ser públicas para los integrantes de la empresa, y revisarse periódicamente, una o dos veces al año. Por lo tanto, es preferible empezar con algo sencillo e ir ampliándolo según vayamos creciendo, pero es un documento básico que toda compañía debería tener.
Teniendo las DPTs claras es cuando podemos empezar a plantearnos hacer Valoraciones de Puesto de Trabajo (VPTs), donde empezamos a dar valor económico a cada competencia de cada puesto de trabajo, empezamos a valorar las diferencias de cada puesto y podemos establecer una participación en beneficios o salario variable adaptada a la consecución de objetivos de puesto o de la compañía. Pero sin tener claras las funciones de cada puesto y su razón de ser en la compañía… es hacer por hacer si conocer el objetivo.
Espero que este artículo te haya servido al menos para ser consciente de lo necesario que es empezar por el principio, y si necesitas ayuda ya sabes que puedes contar con Gema Parreño Asesores para ayudarte a desarrollarlo.
