El Ministerio de Hacienda y Función Pública ha aprobado la orden por la que la exención de tributación en IRPF por gastos de desplazamiento asciende desde los 0,19€/km hasta los 0,26€/km. ¿Esto que quiere decir?
Cuando tienes un trabajador que con motivo de su trabajo se debe desplazar a hacer visitas y para ello utiliza su propio vehículo, en nómina se le abona kilometraje para compensar ese gasto que debe soportar por su trabajo, y se paga a un precio desde hace años de 0,19€ por kilometro recorrido. Obviamente se le puede pagar más, pero ese importe de 0,19€/km es el que hasta ahora marcaba la ley y es el que estaba exento de tributar en IRPF como salario aunque aparezca en nómina. Si le pagabas más de 0.,19€/km, lo que superaba este importe si que era considerado salario, algo bastante injusto ya que está claro que con 0,19€ no se compensa adecuadamente el gasto en gasolina y desgaste del vehículo propio.
Pues bien, a partir del 17 de julio de 2.023 se ha incrementado el importe exento, esto es, que se pagará 0,26€ por kilómetro recorrido y ese importe estará exento de tributar. Si aún así, pagas el kilometro a más importe, lo que excede seguirá tributando como hasta ahora.
Como digo, la actualización del coste de la compensación por desplazamiento se produce desde el 17 de julio de 2023 y no tiene carácter retroactivo. Es decir, los viajes llevados a cabo con anterioridad al 17 de julio se aplican a 0,19€/km.
No es muy cómodo esto de que el importe cambie a mitad de mes ya que confeccionar y entender la nómina se complica, pero puedes consultarnos si hay algo que te genere dudas.
Requisitos y características de la exención de tributación al IRPF por desplazamiento
El artículo 23.2 A) apartado b), del Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros Derechos de la Seguridad Social, recoge que “se consideran gastos de locomoción las cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos del trabajador por sus desplazamientos fuera de la fábrica, taller, oficina o centro habitual de trabajo, para realizarlo en lugar distinto del mismo o diferente municipio”.
Para optar a esta compensación, los trabajadores deberán justificar el desplazamiento, los kilómetros realizados y los gastos de peaje y aparcamiento en caso de haberlos. No incluirán multas de tráfico o de aparcamiento. Esta opción únicamente se contempla en caso de viajar con vehículo privado y nunca en caso de medios de transporte público.
La cuantía percibida por el trabajador no formará parte de la masa salarial y no se toman en cuenta para la base de cotización a la Seguridad Social. Eso sí, en caso de excederse de los 0,26€/km, el importe no estará exento de tributar en IRPF.
¿Por qué se actualiza esta compensación?
El motivo principal por el que se actualiza la compensación por desplazamiento del trabajador es el encarecimiento del precio de los combustibles a causa de la guerra de Ucrania. Además, la exención de tributación no ha variado desde la última actualización en el 2005, hace ahora 18 años.
Esta medida quedó pactada en el paquete de reformas introducido a el 27 de diciembre de 2022 y, finalmente, aprobada siete meses después. La subida de la exención de tributación en IRPF por gastos de desplazamiento también quedó enmarcada en el acuerdo alcanzado entre CCOO, UGT y el Gobierno.
Cómo controlar los gastos de kilometraje
Para poder llevar a cabo correctamente las nóminas y realizar las exenciones necesarias, te presentamos algunas claves que te ayudarán a saber cómo controlar los gastos de kilometraje y aplicar correctamente la exención de tributación al IRPF.
Establecer claramente los gastos cubiertos para cada empleado
Después de aprobar el presupuesto destinado a los gastos de viaje, es esencial definir en qué situaciones y hasta qué cantidad los empleados podrán incurrir en gastos.
Mantener un control exhaustivo de las facturas
No solo debemos solicitar y completar correctamente las facturas, sino también asegurarnos de organizarlas y almacenarlas adecuadamente. El control de estos documentos es esencial para mantener las cuentas al día.
Automatizar y digitalizar el proceso
Existen herramientas de gestión externas que simplifican estas tareas y ahorran mucho tiempo. La eficacia de estas herramientas depende de su capacidad para adaptarse y prevenir fraudes.
Todas estas acciones persiguen los mismos objetivos: optimizar la supervisión, ahorrar dinero, integrar sistemas, aumentar la competitividad y mejorar el entorno laboral. Esto permite una gestión de gastos eficiente, flexible, pero a la vez sólida.
Si necesitas ayuda sobre cómo gestionar la actualización de la compensación por desplazamiento al empleado, contacta con nosotros. Resolveremos tus dudas y te ofreceremos las herramientas que necesitas para mejorar este proceso. ¡Te esperamos!
