Es muy habitual que, en España al menos, haya muchas sociedades inactivas.
Muchas veces, para evitar el procedimiento de disolución y liquidación, con los costes que ello conlleva, se opta por esta vía de mantener la existencia de la sociedad, tratando de reducir las obligaciones contables y fiscales al mínimo.
Es una manera de dejar la sociedad como “dormida” por si acaso en un futuro la volvemos a necesitar, pero hay que tener mucho cuidado de hacerlo bien porque es habitual incumplir ciertas obligaciones sobre todo en materia societaria y fiscal.
Hay que recordar que el art. 363.1 de la Ley de Sociedades de Capital, establece la obligación de disolución cuando se produzca “el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular se entenderá que se ha producido el cese tras un periodo de inactividad superior a un año”
Por lo tanto, a efectos legales, una sociedad está inactiva cuando no realiza actividad ordinaria durante un año, en ese caso, la ley obliga a disolver y liquidar.
Incumplir la ley puede acarrear consecuencias para la sociedad y por supuesto también para sus administradores, ya que si no convocan una junta para adoptar la decisión de liquidación pueden incurrir en responsabilidades por mala gestión.
Obligaciones de las sociedades inactivas:
Obligaciones contables y mercantiles
- Han que mantener toda la documentación de la sociedad (libros oficiales, libros de actas, libro de registro de socios etc) y los administradores son los responsables del mantenimiento de esta información.
- Continua la obligación de llevar contabilidad, presentar libros contables y cuentas anuales en el registro mercantil (da igual que haya pocos asientos)
Obligaciones tributarias
- En cuando se deja de tener actividad hay que dar de baja la sociedad en hacienda con el modelo 036, en el plazo de un mes tras el cese.
- Aún así, hay que seguir cumpliendo con obligaciones fiscales que se puedan generar como son:
- Presentar el impuesto de sociedades todos los años
- Hacer los ingresos de retenciones a cuenta sobre pagos que se hayan podido generar
- Obligaciones informativas periódicas que sean exigibles, aunque no haya actividad
- Hay que mantener la dirección electrónica a efectos de comunicaciones, recordemos que las sociedades están obligadas a relacionarse electrónicamente con la administración así que, pueden llegarnos notificaciones que se dan por realizadas aunque no las recojamos, puede tener graves consecuencias desconocer lo que nos comunican.
Obligaciones con la seguridad social
- Hay que dar de baja a los empleados si se tienen y a los administradores sin han dejado de prestar servicios.
Otras obligaciones frente a administración y terceros
- Según la actividad que realizara la sociedad, habrá que ver si hay alguna otra administración a la que haya que comunicarle el cese de actividad, así como a terceros que pudieran tener algún interés al respecto.
En definitiva, que es muy habitual pensar que como no se ejerce la actividad, se tramitan la baja en hacienda y seguridad social y me olvido. Pues no.
Como mínimo sigues teniendo obligación de llevar contabilidad, realizar el impuesto de sociedades cada año y presentar libros y cuentas anuales en el registro mercantil. Estos pasos generarán gastos, facturas de la asesoría que lo haga, del registro mercantil que emite factura cuando registras un documento, esas facturas hay que contabilizarlas, cuadrar el banco… no es tan sencillo dejarla dormida.
Si estás en esta situación, valora consultar con un experto que te aconseje como proceder y desde luego, si no vas a tener actividad en breve, lo más seguro es liquidarla ante notario y te olvidas para siempre.
